Для подтверждения выполнения работ или оказания услуг контрагенты подписывают документ, называемый актом выполненных работ (АВР). На основании АВР формируются данные бухучета и налогового учета сделки. Акт выполненных работ составляется исполнителем работ/услуг и подписывается заказчиком после принятия работы.
Но как быть, если заказчик по каким-то причинам затягивает с подписанием АВР или вовсе отказывается его подписывать?
Назначение АВР
Правила оформления АВР оговорены Федеральным законом от 06 декабря 2011 года №402-ФЗ «О бухучете». В соответствии с законом без данного документа исполнитель не имеет права требовать оплаты (что оплачивать, если нет подтверждения выполнения работ?), а заказчик — включать уплаченную сумму в расходы, чтобы уменьшить налоговую базу по прибыли.
Если заказчик считает, что работы выполнены некачественно или не полностью, он может отказаться от подписания акта до устранения недостатков. Причем до тех пор, пока стороны не придут к согласию относительно стоимости работ, отражать их стоимость в учете нельзя, а значит, и включать их в налогооблагаемые базы по НДС, прибыли или УСН также нельзя. Но существуют и другие причины, по которым заказчик может не подписывать акт.
Ниже мы перечислим самые распространенные причины непредоставления контрагентом АВР.
Заказчик небрежно относится к ведению документации
С оказанными услугами все в порядке, работы выполнены на отлично и даже оплачены, а заказчик все равно не подписывает АВР? Стоит напомнить ему и попросить. Вполне возможно, что контрагент просто не хочет «заморачиваться» с бумажками, считая, что самого факта перечисления денег на счет более чем достаточно.
Однако пока нет акта, перечисленные средства являются, по сути, авансом, который заказчик в любой момент может потребовать назад, ведь без АВР подтверждения тому, что работы исполнителем выполнены, не существует. Более того в случае документарной налоговой проверки, исполнитель не сможет подтвердить факт совершения операции.
Как обезопасить себя:
- с самого начала включить в условия договора пункт о сроке подписания актов или направления возражения на акты в случае, если у заказчика возникли претензии;
- внести в договор пункт о том, что если заказчик в течение, скажем, 3 рабочих дней после получения акта не возвращает его подписанным, то работы будут считаться принятыми без претензий к ним;
- установить в договоре ответственность за нарушение сроков возврата подписанных актов;
- в установленный в договоре срок направить контрагенту письмо о необходимости подписания АВР с предупреждением о том, что в случае непредоставления актов вы примете работы в одностороннем порядке.
Все переговоры по поводу документов, неважно, АВР или любых других, с заказчиком следует вести письменно, через официальный адрес электронной или обычной почты. Направляйте письма как заказные с уведомлением о вручении, а если вы решили направить письмо курьером, подготовьте второй экземпляр письма и попросите работника канцелярии проставить штамп с датой приема письма. В этом случае вы будете иметь на руках подтверждение того, что контрагент получил ваше письмо и дату его получения.
Если все сроки истекли, а контрагент не отвечает на ваши письма и не предоставляет акт, вы можете обратиться в суд.
Заказчик недоволен
Если заказчик недоволен, то у него есть право выразить это недовольство письменно (статья 753 ГК), посредством направления отказа от подписания акта. Получив этот акт, контрагенты:
- приглашают на объект представителей заказчика. Результаты работ оцениваются совместно, определяется, какие именно недостатки имеются в работах/услугах, как и в какие сроки их можно исправить;
- составляют акт о выявленных недостатках, который подписывается обеими сторонами. Устанавливаются сроки устранения недостатков, оговаривается стоимость работ. В случае необходимости составляется смета;
- после устранения недостатков АВР составляется заново. К нему прикладывается акт об устранении недостатков. Оба документа направляются контрагенту для подписания.
Если все же достигнуть компромисса не удалось (например, исполнителю кажется, что требования заказчика завышены или он не готов устранять недостатки за свой счет), вариантом станет обращение в суд.
Отметим, что если в договоре на оказание услуг имеется условие об обязательном претензионном порядке, то сначала потребуется направить претензию к договору об оказании услуг.
Заказчик и не собирался оплачивать работу
От недобросовестных контрагентов никто не застрахован, и в некоторых случаях отказ подписать акт связан с тем, что заказчик просто не хочет оплачивать работу или не имеет для этого средств. Понудить такого контрагента к исполнению условий договора может только суд. Порядок действий будет следующим:
- направить заказчику письменное уведомление об окончании работ;
- пригласить его для приема-сдачи работ, предложить подписать акт выполненных работ на месте. Напомним, что нужно заручиться доказательством того, что заказчик получил уведомление;
- если заказчик проигнорировал приглашение и на приемку-сдачу работ не явился, подписать акт в одностороннем порядке, ориентируясь на ст. 753 ГК РФ;
- направить контрагенту подписанный вами АВР, счет на оплату и претензию. Снова заручитесь подтверждением того, что ваше письмо дошло до адресата;
- собрать доказательства выполнения работ: технические документы, экспертные заключения, акты и т.п., а также документы, подтверждающие стоимость работ;
- обратиться со всеми этими документами в суд.