Отзыв работником согласия на обработку персональных данных является его письменно выраженным желанием отменить свое ранее данное оператору персональных данных согласие на распоряжение его личными данными.
Назначение документа
ФЗ «О персональных данных» оговаривает понятие персональных данных как информации, которая позволяет однозначно идентифицировать конкретное лицо (субъект персональных данных). К такой информации относят:
- фамилию, имя, отчество, место рождения, место проживания, данные паспорта;
- иные данные, указанные в трудовых книжках, дипломах, страховых полисах, свидетельствах и т.п.;
- данные о социальном статусе, здоровье (психическом, физическом), наличии физических особенностей.
Происходящий в повседневной жизни обмен самой основной личной информацией (ФИО, возраст) не требует получения у субъекта согласия на ее обработку. Кроме того, без разрешения гражданина его личные данные могут быть использованы:
- архивами;
- близкими родственниками (муж, жена) в личных и семейных нуждах;
- в целях предотвращения опасности, грозящей жизни и здоровью;
- для составления статистических таблиц с обезличенными данными (например, число безработных по г. Москва);
- если лицо по закону обязано в любом случае предоставлять свои данные;
- если в отношении лица ведется судебное производство.
Законом определено право, но не обязанность лица предоставлять другому заинтересованному лицу (оператору персональных данных) свои личные данные. Кроме того, дав однажды согласие на обработку своих персональных данных, гражданин может в любое время это согласие отозвать. Само согласие, как и отзыв согласия, должны быть оформлены в письменном виде.
В случае если у оператора «на руках» имеется отзыв, дальнейшее несанкционированное использование персональных данных гражданина может стать поводом для привлечения к ответственности. Случаи, при которых оператор может продолжать хранение и использование персональных данных работника, отозвавшего свое согласие, оговорены в рамочном законе.
Оформление отзыва
Организации и лица – операторы персональных данных, как правило, разрабатывают для собственных нужд локальные нормативные акты, в частности, регламентирующие порядок обращения с персональными данными работников (кандидатов).
Формы согласия на предоставление данных, а также отзыва согласия и отказа от предоставления данных законом не регламентированы и могут быть утверждены с учетом нужд конкретной организации. При обращении работнику (кандидату) останется только внести свои данные в соответствующие поля.
Допускается и свободная форма отзыва при условии, что в ней будет четко отражено намерение субъекта отозвать ранее данное согласие на обработку данных.
При составлении работником отзыва согласия на обработку персональных данных рекомендуется придерживаться следующей структуры:
- отзыв должен быть адресован тому лицу, на чье имя было написано согласие. В правом верхнем углу указываются ФИО и должность руководителя организации – оператора данных, а также название организации, ФИО, должность и структурное подразделение работника;
- по центру под «шапкой» располагается название документа («Отзыв согласия на обработку персональных данных»);
- ниже под названием указываются обстоятельства дачи лицом согласия на обработку данных («08 октября 2021 года при заключении договора №… мною было дано согласие на обработку персональных данных»);
- после указания реквизитов согласия выражается желание отозвать согласие («настоящим выражаю свое намерение отозвать ранее данное согласие…»). Причины указывать не обязательно;
- завершается отзыв датой и подписью.
Отзыв составляется в двух экземплярах. Если документ передается лично, то на одном ставится штамп (регистрационный номер) канцелярии и дата получения. Если же отзыв передается почтой, то подтверждением получения будет уведомление о вручении, в котором предстатель организации, получивший заказное письмо, укажет свои данные.
В течение 30 дней с момента получения отзыва оператор должен прекратить обработку персональных данных работника, обеспечить их уничтожение и в случае, если данные были переданы в рамках согласия третьему лицу, обеспечить их неиспользование этим лицом.