В последнее время многие ведомства открыли для граждан возможность получения различного рода государственных услуг в электронном виде. Например, на сайте Госуслуги есть возможность подать заявку на поступление в вуз, записать ребенка в детский сад, заказать справку об отсутствии судимости и так далее, а через сайт ФНС и вовсе можно зарегистрироваться как ИП или открыть собственную фирму.
Получать услуги, не выходя из дома, удобно как для самих граждан, так и для госорганов, которые их оказывают. Меньше очередей, меньше нагрузки на персонал, меньше времени на оказание одной единицы услуги.
Пандемия коронавирусной инфекции только ускорила процесс перехода взаимодействия с госорганами на онлайн-уровень, поскольку ведомствам пришлось прорабатывать, в том числе, и механизм взаимодействия между организацией и работниками, которые оказались в режиме самоизоляции либо перешли на удаленную работу. Появление электронной трудовой книжки (ЭТК) стало закономерным шагом.
Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ внес изменения в ст. 66.1 ТК РФ, обязав организации и ИП в течение всего 2020 года постепенно организовывать переход на ведение ЭТК, без дублирования данных на физический носитель. Как правильно оформить такой перевод, чтобы в будущем избежать возможных штрафов? Разберем изменения подробно.
Подготовка
Считается, что электронные трудовые книжки — более современный и надежный способ хранения данных, чем бумажные, которые можно потерять и испортить. Как бы там ни было, в 2020 году переход на ЭТК был добровольным, и граждане могли сами для себя решать, готовы ли они обменять привычную корочку на то, что невозможно подержать в руках.
В 2021 году на вновь принятых сотрудников, однако, бумажные книжки априори заводиться не будут. Все данные будут храниться только в электронном виде и по просьбе работника выдаваться ему в виде распечатки, роль которой в настоящее время играет заверенная копия книжки. А уж данными ведомства и вовсе будут обмениваться сами.
В течение всего 2020 года работодатели готовили и себя, и работников к переходу на ЭТК:
- оповещали работников. До 30 июня 2020 года согласно закону работодатели были обязаны издать на предприятии организационно-распорядительный документ о возможности перехода на ЭТК и ознакомить с ним всех работников;
- вносили изменения в локальные нормативные акты, касающиеся ведения трудовых книжек (Положение о хранении книжек, приказы о назначении ответственных, должностные инструкции работников кадровых служб и т.п.).
В срок до 31 декабря 2020 года работники имеют возможность определиться с тем, какую книжку они выбрали.
Если выбор сделан
Выбравший способ ведения документа сотрудник должен подать на имя руководителя заявление. Информация об этом включаются в сведения о трудовой деятельности сотрудника, передаваемые в ПФР РФ. Заявление составляется в свободной форме и должно содержать в себе четко выраженное желание сотрудника перейти на ЭТК или по-прежнему остаться на бумажной.
Если работник все же выбрал ЭТК, порядок действий будет следующим:
- руководитель организации ставит резолюцию на заявлении работника и передает его в отдел кадров;
- в бумажную трудовую книжку сотрудником отдела кадров вносится запись: «Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК». Эта запись будет последней в бумажной книжке. Остальные записи будут вноситься уже в ЭТК;
- сотрудник получает бумажную книжку на руки. С этого момента работодатель уже не несет за нее никакой ответственности.
Если работодатель (работник службы кадров) выдал работнику книжку без записи в ней или без получения заявления о переводе на электронную книжку, ему может грозить административный штраф. Более подробно о том, когда еще за запись или отсутствие записей в трудовой книжке положены штрафы, можно прочитать по ссылке.
Когда ведем оба варианта сразу
Если работник, например, болел или был в отпуске, и не смог подать заявление, или не определился с выбором до конца 2020 года, то на него нужно вести и бумажную, и электронную книжку (статья 2 упомянутого выше закона).