Любая организация немыслима без делопроизводства. Кадровое ли, бухгалтерское ли, общее ли — документы создаются на предприятии постоянно, путешествуют между подразделениями и по окончании своей делопроизводственной жизни обретают место в архиве.
Государственные и муниципальные учреждения обязаны сдавать свои документы в соответствующие архивы, но коммерческим организациям закон предоставляет право решать, что делать с «отработанными» документами, самим. Кажется, руки развязаны, и документы можно просто сжигать, но каково же бывает удивление руководителя, когда за несвоевременное уничтожение документов, которые будто бы никому не нужны, организации вдруг прилетает приличный штраф.
Длительному хранению, безусловно, подлежат далеко не все документы организации, некоторые можно уничтожать уже через год или два. Чтобы не запутаться в сроках хранения и облегчить себе их учет, в организации рекомендуется разработать и создать номенклатуру дел. Ниже мы рассмотрим эту процедуру поэтапно и поговорим об ошибках, которых лучше избегать.
Опираемся на законодательство
Как мы уже сказали, коммерческим организациям использовать документы, оговаривающие правила хранения и учета документов, не обязательно. Но утвержденные на государственном уровне стандарты и формы функциональны и содержат все необходимые реквизиты, так что разрабатывать что-то свое или нет — здесь решает каждая организация сама.
При составлении номенклатуры дел мы рекомендуем учитывать требования следующих норм:
- Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015 года. В этом документе содержатся как рекомендации к организации хранения документов (оснащение архива, температурный режим, расстояние между стеллажами и т.п.), так и формы архивных учетных документов, в том числе и номенклатуры дел;
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности… организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). На этот перечень следует ориентироваться при определении сроков хранения документов организации.
Определяем индексы дел
Номенклатура дела организации — это не просто шпаргалка, которая не позволит уничтожить важный документ раньше времени, это еще и каталог документов, в котором содержатся сведения о составе дел в общем в организации и по подразделениям в частности. Открыв номенклатуру, любой сотрудник организации должен без труда понять, в каком подразделении ведутся те или иные документы и, соответственно, кто на них в случае утери будет отвечать.
Для облегчения учета документов перед составлением номенклатуры разрабатывается система индексов дел. Она составляется на основании организационной структуры предприятия по следующим принципам:
- документам руководителя организации (генерального директора) присваивается индекс «1»;
- подразделениям, находящимся в подчинении других подразделений, присваиваются составные индексы, содержащие в себе индекс главного и подчиненного подразделения. Например, директор по административной работе имеет индекс «2». Находящийся в его подчинении юридический отдел будет иметь индекс «2.01», отдел кадрового учета — «2.02» и так далее.
Номера удобнее присваивать, имея перед глазами оргструктуру предприятия и двигаясь слева направо и сверху вниз.
Отметим, что в организации могут существовать свои, установленные ведомственными или локальными нормативными актами требования к индексам дел. В этом случае следует использовать их.
Собираем информацию в подразделениях
Номенклатура дел маленькой организации может составляться сразу. Если же речь идет о большой организации с множеством подразделений, то для начала следует вообще понять, а что в этих подразделениях ведется. С этой целью:
- руководитель предприятия издает приказ о разработке номенклатур дел подразделений;
- начальники служб и отделов составляют списки заведенных у них в подразделении дел и передают начальнику службы документационного обеспечения управления или иного подразделения, в чьем ведении находится делопроизводство организации;
- начальник службы ДОУ сверяет документы с Перечнем, указанным выше, определяет для них индексы и срок хранения, после чего формирует общую номенклатуру дел по предприятию.
Существуют следующие вариации отметок о сроках хранения:
- постоянное хранение;
- длительное хранение — 75 лет, 10 лет;
- временное хранение (до 10 лет);
- до замены новыми (ДЗН);
- до минования надобности (ДМН).
Последнюю категорию мы рекомендуем применять осторожно, особенно если нет полной уверенности в том, что документ не имеет длительный или постоянный срок хранения.
Утверждаем и работаем
Номенклатура дел утверждается в текущем году на следующий и вводится в действие приказом руководителя. После утверждения номенклатуры:
- выписки из нее раздаются по соответствующим подразделениям;
- подразделения оформляют дела в соответствии с индексами, указанными в номенклатуре (проставляют их на корешках дел) и обеспечивают хранение документов согласно указанным в ней срокам;
- в конце года подсчитывается количество томов каждого дела, заведенного в организации и внесенного в номенклатуру, и в самой номенклатуре делается отметка об их количестве.
На что обратить внимание
Ниже мы рассмотрим самые часто встречающиеся ошибки при составлении номенклатуры.
Нарушен принцип значимости документа. При внесении заголовков дел в номенклатуру рекомендуется начинать с самых важных документов организации (учредительные документы, протоколы собрания участников общества, приказ о назначении генерального директора и т.п.), и идти в направлении менее важных. Если организовать учет таким образом, в номенклатуре будет легко и быстро найти нужный документ.
Установлен неверный срок хранения. Сроки хранения документов могут пересматриваться и меняться. Кроме того, в организации могут быть документы, не указанные в Перечне, срок хранения которых остается на усмотрение самой организации. В сомнительных случаях мы рекомендуем делать в номенклатуре отметку «ЭК» и оставлять судьбу этих документов на откуп экспертной комиссии предприятия. О том, как создать экспертную комиссию и зачем вообще она нужна, подробно рассказано в нашем отдельном материале.
В номенклатуре нет отметок о фактическом состоянии дел. Номенклатура не должна лежать в организации, она должна работать. Если, например, документ пропал или убыл из организации, или был переведен в электронную форму, об этом должны иметься отметки.
В номенклатуру не внесены данные о новом подразделении. Бывает, что в течение года организация изменяет свою штатную структуру. Новое подразделение начинает вести свои документы — и они сразу же должны быть включены в номенклатуру, потому что и учитывать их нужно тоже сразу. С этой целью в номенклатуре следует оставлять несколько свободных строк после описи дел каждого подразделения. Новые индексы вносятся от руки, а с началом года уже вводятся в номенклатуру, как положено.
Номенклатура дел уничтожается после утверждения новой. Срок хранения номенклатуры дел организации — постоянно. В подразделениях ее выписки хранятся ДЗН, то есть до замены новыми.