Посредством графика документооборота в организации регулируется порядок создания и передачи для отражения в бухучете бухгалтерских документов.
Законодательная база
Обязанность организации разработать график документооборота отражена в Положении по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденном Приказом Минфина России от 06.10.2008 года №106н. В частности, там сказано, что при разработке учетной политики организации должны быть разработаны правила документооборота и обработки учетной информации.
График, как правило, разрабатывается как отдельный документ и утверждается распорядительным документом по организации.
Функции графика
При разработке графика документооборота следует опираться на следующие его примерные функции:
- график должен отражать порядок создания и обработки всех образующихся в организации документов бухгалтерского учета;
- в графике должны быть отражены взаимосвязи подразделений в обработке документов, указаны ответственные лица и сроки выполнения работ;
- график должен отражать процессы документооборота как в головном предприятии, так и в филиалах, если они имеются, и между этими подразделениями;
- график должен быть создан с учетом оптимизации работы с документами, то есть позволять сократить трудозатраты на обработку документов;
- при выявлении ненужных или лишних документов (звеньев в цепочке обработки) график должен пересматриваться и переутверждаться.
Задачи графика
Правильно составленный график документооборота позволяет обеспечить:
- оптимальное распределение рабочего времени в подразделениях;
- своевременное составление бухгалтерской отчетности, соблюдение сроков ее передачи;
- оперативную передачу информации руководству с целью принятия срочных решений;
- своевременное оформление дел и передачу их в архив организации.
Как составляется график
Составление графика документооборота находится в ведении бухгалтерской службы предприятия. Методическое руководство может быть оказано начальником отдела делопроизводства и документооборота.
Следует иметь в виду, что график должен отражать создание и обработку всей учетной документации, имеющейся на предприятии. С этой целью в качестве консультантов могут привлекаться руководители других подразделений.
Разработка графика документооборота осуществляется в несколько этапов:
- Собирается информация о документах, которые создаются в каждом отдельно взятом подразделении, составляются списки.
- В виде схемы определяется порядок взаимодействия между подразделениями при обработке отдельных видов документов.
- Предлагаются оптимальные варианты организации документооборота и составляется график. Проводится установленная на предприятии процедура согласования.
- График утверждается руководителем и вводится в действие приказом.
Форма графика
Единой формы графика документооборота законом не утверждено.
Как правило, график представляет собой схему (таблицу), в которой находятся сгруппированные по принципу однородности документы, и включает в себя следующие разделы:
- гриф «утверждаю», расположенный в правом верхнем углу документа и включающий в себя дату утверждения, название организации, должность, ФИО и подпись утверждающего график руководителя;
- название документа, расположенное посередине, и его номер, если необходимо;
- таблицу, в которой графами последовательно будут являться «Наименование», «Создание документа», «Обработка документа», «Передача в архив». В каждой графе указываются ответственные лица и срок.
Рациональным будет группировать документы по подразделениям согласно номенклатуре дел организации.
Как работать с графиком
После утверждения графика из него делаются выписки, которые раздаются по подразделениям. В выписках отражаются документы, касающиеся работы подразделения, сроки их создания и обработки.
Контроль за соблюдением графика возлагается, как правило, на главного бухгалтера, а в подразделениях — на руководителей подразделений.