Сотрудник имеет право получить у работодателя документы, фиксирующие определенные факты его трудовой деятельности, как в течение периода работы у этого работодателя, так и после увольнения сотрудника. Причем закон не обязывает сотрудника пояснять причину, по которой он испрашивает те или иные документы. Но все ли документы работодатель должен выдавать по запросу работника? Определенно нет. Разберемся, когда такое требование правомерно, а когда работодатель имеет право отказать.
Если работник продолжает работать
Документы о трудовой деятельности могут потребоваться работнику по самым различным причинами: от подтверждения уровня дохода при получении кредита в банке до подтверждения все того же уровня дохода для получения пособия или субсидии по оплате услуг ЖКХ.
Порядок выдачи документов о работе регламентируется статьей 62 ТК РФ. В частности, в ней оговорено, что:
- для получения необходимых копий, справок и выписок сотрудник должен направить на имя работодателя письменное заявление. Подчеркнем еще раз, что объяснять, зачем документы ему понадобились, работник не обязан. В заявлении достаточно перечисления необходимых документов, даты и подписи работника;
- необходимые копии, выписки, справки предоставляются работнику не позже чем через три рабочих дня после получения от работника запроса;
- копии документов заверяются и выдаются работнику бесплатно.
Важно! Поскольку соблюдение трехдневного срока оговорено законом, работодателю необходимо всегда заручаться подтверждением того, что документы предоставлены работнику в срок. С этой целью мы рекомендуем регистрировать заявления работников в журнале с указанием даты поступления заявления.
Согласно статье 62 ТК РФ работодатель обязан выдать на руки работнику:
- трудовую книжку либо ее копию (более подробно о случаях, когда выдается именно оригинал, мы рассказали в отдельном материале);
- выписку из трудовой книжки;
- копии иных кадровых документов (приказы о приеме на работу, об отпуске, переводе и так далее);
- справки о зарплате, о периоде работы в организации или у ИП и т.п.
В настоящее время в РФ проходит эксперимент с так называемыми электронными трудовыми книжками (ЭТК). В случае если работник выбрал ЭТК, то ее копию будет заменять установленная законом форма СТД-Р, утвержденная приказом Министерства труда РФ от 20 января 2020 года № 23 (там же подробно рассказано и о том, как ее заполнять).
Если работник увольняется
Порядок выдачи трудовой книжки и документов сотрудника при увольнении регламентируется статьей 84.1 ТК РФ. Помимо собственно трудовой книжки или СТД-Р, а также справки о сумме зарплаты за два календарных года, предшествующих увольнению (форма утверждена Приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 года № 182н), работодатель должен выдать работнику сведения по формам:
- СЗВ-М (выдается на основании п. 4 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ);
- СЗВ-СТАЖ (обязанность выдать регламентируется тем же ФЗ-27);
- ДСВ-3 (выдается в случае, когда работодатель перечислял взносы на накопительную часть пенсии сотрудника);
- РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах».
Помимо этого при увольнении работник также может попросить у работодателя копии приказов, касающиеся его трудовой деятельности (прием, увольнение, отпуск и т.п.). Не всегда, но во многих случаях это делается, когда работник намерен обратиться за защитой своих прав в трудовую инспекцию или суд. В любом случае мы рекомендуем работодателю обезопасить себя и выдать копии этих и других документов под подпись. Таким образом вы защитите себя от возможных претензий.
Какие документы выдавать нельзя
Представлять работнику документы, которые касаются его работы, — обязанность работодателя. Однако работник не вправе требовать (соответственно, работодатель вправе и иногда даже должен отказать в выдаче) следующие документы:
- график отпусков, табель учета рабочего времени — в них содержатся сведения о других работниках, а статья 62 ТК РФ оговаривает обязанность выдавать документы только о трудовой деятельности конкретного работника;
- штатное расписание — поскольку в нем также содержатся сведения о других работниках, в частности, оклад;
- локальные нормативные акты (инструкции, положения) — эти документы не касаются трудовой деятельности конкретного работника, они носят общий характер, и с ними сотрудник ознакомляется в процессе работы;
- приказы по работе подразделений (эти приказы относятся к приказам по основной или административно-хозяйственной деятельности и не касаются конкретного работника);
- нормативные акты вышестоящих органов;
- иные документы, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну, конфиденциальную информацию, персональные данные других работников.
Помимо этого, у работодателя нет обязанности предоставлять сведения по форме СТД-Р сотруднику, если он отказался от электронной трудовой книжки (Письмо Минтруда от 16 июня 2020 года № 14-2/ООГ-8465). В этом случае работнику можно предложить обратиться в ПФР, или на портал Госуслуги, или заказать форму через многофункциональный центр.
Как правильно выдать документ
Выдачей кадровых документов должны заниматься лица, на которых возложена ответственность за обращение с персональными данными работников. Как правило, это чаще всего либо работники отдела кадров, либо бухгалтерии.
Фиксация выдачи документов обязательна, поскольку за нарушение сроков выдачи или невыдачу документов предусмотрены штрафы. При этом можно как организовать учет выданных документов в отдельном журнале, так и создавать для каждого пакета выданных документов отдельную опись, в которой работник будет проставлять подпись. Описи нужно хранить в отделе кадров в отдельной папке.
Заверение копий должно включать в себя проставление заверительной надписи (штампа) с должностью, ФИО ответственного за выдачу копий документов лица, а также датой создания копии.
Ответственность
Работодатель, не выдавший документы вовремя или отказавший в их выдаче неправомерно, может быть привлечен:
- к материальной ответственности по статье 234 ТК РФ с обязанностью возместить работнику ущерб (утерянный им заработок за период задержки документов);
- к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.