Проверки трудовой инспекцией могут застать любого работодателя врасплох. Трудовые книжки — одни из наиболее тщательно проверяемых инспекторами документов, могут стать причиной наложения штрафа, если окажется, что ведутся они неправильно. Поговорим о наиболее распространенных ошибках при ведении этого документа, за которые могут наказать штрафом.
Торопимся с приемом на работу
Кадровое делопроизводство даже в небольшой организации — процесс, требующий постоянного сосредоточения внимания, и сотрудник отдела кадров, как и любой работник, стремится его максимально для себя облегчить. С этой целью некоторые кадровики при оформлении нового сотрудника делают запись в трудовой книжке о приеме на работу в первый же день, как сотрудник подал документы — чтобы «отработать» новичка сразу и забыть.
Но вот проходит три дня, и сотрудник передумал работать и приносит в отдел кадров заявление «по собственному». Запись о приеме внесена, и кадровику не остается ничего другого, как внести в книжку и запись об увольнении, иначе человек просто не сможет устроиться в другую организацию, поскольку будет числиться работающим в этом.
Так вот, обе эти записи являются ошибочными, поскольку в трудовую книжку запись вносится только после того, как сотрудник отработал в одном месте не менее 5 дней (статья 66 ТК РФ).
Необходимо будет признать их недействительными и быстро, ведь трудовая книжка должна быть выдана сотруднику на руки в день увольнения.
Пытаемся скрыть факт трудовых отношений
Чтобы не «заморачиваться» с трудовым договором, налогами и прочими такими неудобными отчислениями и документами, работодатели иногда идут на хитрость и оформляют работников, особенно принятых на короткий срок, как контрагентов по договору гражданско-правового характера. Об отличиях этих видов договоров подробно рассказано в статье нашего сайта по ссылке.
При этом кадровики вносят запись о наличии договора ГПХ в трудовую книжку. Так вот здесь компанию могут ждать сразу несколько штрафов.
Во-первых, записи о договоре ГПХ в трудовую книжку не вносятся (статья 66 ТК РФ), и работодателю за нарушение правил ведения трудовых книжек может «прилететь» штраф в размере до 50 000 рублей.
Кроме того, если инспектор заподозрить, что под договором ГПХ маскируются фактические трудовые отношения, работодателя может ждать новый штраф — до 100 000 рублей по статье 5.27 КоАП РФ, а сам договор может быть переквалифицирован в трудовой (часть 4 ст. 11, ст. 19.1 ТК РФ; п. 8 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 года № 2).
Но и это еще не все. Уклонение от уплаты налогов и сборов может повлечь за собой начисление штрафов и пени, а если окажется, что работодатель злостно уклоняется от налогов, то его и вовсе может ждать уголовная ответственность.
Чтобы избежать таких неприятностей, нужно с самого начала оформлять отношения с работником надлежащим образом. Ошибочную запись, если она была внесена, следует признать недействительной, а фактические трудовые отношения с этим работником потребуется начать задним числом, так, чтобы дата заключения трудового договора совпала с датой заключения договора ГПХ. Помимо этого придется переоформить и документы на работника: личное дело, личную карточку, приказ о приеме на работу.
Выдаем оригинал трудовой работнику
По закону трудовая книжка выдается на руки работнику:
- в день его увольнения из организации (статья 84.1 ТК РФ);
- в случае, если работнику необходимо предоставить сведения о страховом стаже в ПФР (статья 62 ТК РФ).
В остальных случаях работник по своему письменному заявлению получает у работодателя не оригинал документа, а надлежащим образом заверенную копию.
С вступлением в силу Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ к списку выше добавилось и третье основание: отказ работника от бумажного варианта трудовой книжки и переход на электронную.
Однако здесь и кроется подводный камень, о котором кадровики могут позабыть.
- Во-первых, для получения трудовой книжки на руки по этому основанию работник должен написать в свободной форме заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
- Во-вторых, в выдаваемой трудовой книжке в этом случае должна быть запись: «Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ».
То есть книжка выдается только на основании заявления работника с обязательным внесением вышеуказанной записи. Выдали книжку просто так — готовьтесь к штрафу, который может составить от 30 до 50 тысяч рублей в соответствии со ст. 5.27 Кодекса об админправонарушениях.
Если же такое уже случилось и работнику выдана трудовая книжка без записи в ней, следует срочно пригласить его в отдел кадров и проставить отметку. Тогда штрафа не будет.
Вносим об отпуске
Внесение в трудовую книжку записей об отпуске — ошибка. В трудовой книжке должны иметься только сведения:
- о приеме;
- о переводе;
- об увольнении;
- о смене наименования работодателя.
Если сотрудник отдела кадров сомневается, нужно ли вносить ту или иную запись в трудовую книжку, рекомендуется обратиться к Инструкции по заполнению трудовых книжек № 69, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 года № 69. Это правило должно работать в любой непонятной кадровику ситуации и тогда многих штрафов и лишних нервов и потери времени будет можно избежать.