Пока индивидуальный предприниматель работает сам на себя, обязанностей у него немного: платить налоги и отчитываться перед ИФНС. Но когда дело доходит до привлечения к работе наемных работников, приходится столкнуться с целым рядом обязанностей, в которых начинающий ИП может и запутаться. Как правильно организовать прием сотрудников и как изменится система уплаты налогов и взносов с появлением у ИП наемных работников? Поговорим с учетом последних изменений законодательства.
Прием на работу
Как и при трудоустройстве в организацию, при устройстве на работу к ИП с сотрудником необходимо заключить трудовой договор. Список документов, которые должен предъявить работник при трудоустройстве, оговорен статьей 65 ТК РФ. Никаких дополнительных документов требовать от работника предприниматель не должен и не имеет права.
До заключения трудового договора работодатель-ИП должен ознакомить работника с нормативными локальными актами, которые им приняты, если таковые у него имеются. Отметим, что если у ИП этих актов нет, то разрабатывать их (даже должностные инструкции) он не должен. Однако если работник будет работать без должностной инструкции, то его должностные обязанности должны быть в полном объеме приведены в трудовом договоре.
Оформление трудового договора должно иметь место не позднее трех рабочих дней с момента, как работник фактически приступил к работе. Трудовой договор оформляется в двух экземплярах-оригиналах: по одному для работодателя и работника. Работник должен подписать оба экземпляра, после чего ИП выдает ему на руки один оригинал.
После заключения трудового договора оформляется приказ о приеме на работу. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись.
Важно! На следующий день после издания приказа в ПФР необходимо отправить отчет по форме СЗВ-ТД о приеме на работу сотрудника. О том, что это за отчет, мы скажем ниже.
Ведение трудовых книжек
На индивидуального предпринимателя, как и на любого работодателя, возложена обязанность ведения трудовой книжки. В 2020 году в РФ начался эксперимент по переводу работников на электронные трудовые книжки (введен Федеральным законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ), в связи с которым у работодателя-ИП тоже появилось несколько дополнительных обязанностей, за неисполнение которых ИП может быть оштрафован по статье 5.21 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Напомним, статья предусматривает штрафы за неисполнение требований трудового законодательства, и размер штрафа для ИП согласно ей составляет 1 000-5 000 рублей.
Как тут быть?
Для начала необходимо узнать у работника, есть ли у него бумажная книжка и писал ли он у прошлого работодателя заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Далее варианты будут следующими:
- бумажная трудовая книжка есть, но работник ничего не писал (например, в тот период не работал вообще) или написал заявление с отказом о переходе на электронную трудовую книжку. Значит, ИП тоже нужно вести на данного работника бумажную трудовую книжку, как обычно;
- работник отказался от бумажной книжки, и на него «заведена» электронная. В этом случае ИП потребуется только отправить отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд и далее следовать порядку, оговоренному законом об электронных трудовых книжках;
- работник впервые устроился на работу, и книжки у него нет. В этом случае на него «заводится» электронная книжка.
Если работник попросит выписку из трудовой книжки
На самом деле такого документа, как «электронная трудовая книжка», не существует. Существуют сведения о трудовой деятельности работника, вести которые с 2021 года обязан Пенсионный фонд. Именно он будет формировать все данные об изменении трудового статуса работника (увольнение, прием и т.п.) и хранить данные о работниках.
Однако работник по-прежнему может обратиться к работодателю за получением аналога привычной всем выписки из трудовой книжки. В этом случае ИП нужно будет предоставить сведения о трудовой деятельности работника в бумажном виде или в электронном виде с условием заверки квалифицированной электронной цифровой подписью.
Куда встать на учет как работодатель
ФНС и Пенсионный фонд отлично взаимодействуют друг с другом, так что сообщать в ПФР об изменении статуса не нужно. Но предпринимателю потребуется встать на учет в Фонд социального страхования.
Сделать это нужно в течение месяца с момента, как ИП принял первого работника. В ФСС потребуется направить копию трудового договора и заявление о постановке на учет в качестве страхователя физлица.
Спецоценка условий труда
Нанимая сотрудника, ИП создает то, чего раньше у него не было, а именно рабочее место. Для вновь созданного рабочего места обязательна специальная оценка труда (СОУТ), которая проводится согласно закону № 426-ФЗ от 28 декабря 2013 года «О специальной оценке условий труда».
Проведением спецоценки занимаются специальные организации. Провести СОУТ необходимо в течение года с момента, как рабочее место было создано, а по окончании оценки ИП должен подать в Госинспекцию труда и ФСС сведения о том, что созданные им рабочие места соответствуют госнормам. Не нужно проводить спецоценку в случае, если работник трудится удаленно или на дому.
За нарушение установленного порядка проведения спецоценки ИП может быть привлечен к ответственности на основании ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ.
Как выплачивать зарплату и отпускные
При расчете заработной платы сотрудников следует опираться на статью 133 ТК РФ, которая запрещает выплачивать отработавшему полный месяц на условиях нормального рабочего времени работнику заработную плату в размере менее МРОТ.
Минимальный размер оплаты труда периодически меняется, поэтому стоит следить за этим и, соответственно, корректировать зарплату работников, если она у предпринимателя установлена на уровне МРОТ. Мы рекомендуем доверить это квалифицированному бухгалтеру.
Заработная плата работника, а также режим его рабочего времени должны быть оговорены трудовым договором. Выплачиваться заработная плата должна не реже чем два раза в месяц (статья 136 ТК РФ), и даты ее выплаты должны быть также указаны в трудовом договоре. Часто применяемое на бытовом уровне понятие «аванс» в трудовом законодательстве отсутствует, поэтому в обоих случаях указывается «заработная плата».
Важно! Выплачивать зарплату нужно не позже чем через 15 дней после окончания периода, за который она начислена.
Налоги
Больше всего предпринимателей заботят, конечно, налоги и взносы. Ведь если до этого приходилось «отвечать» перед налоговой службой только за себя, то с заключением первого трудового контракта у ИП, как у работодателя, появляется ответственность и за своих работников.
Безусловно, поручить налоги, как и расчет заработной платы, лучше бухгалтеру, поскольку самому ИП достаточно просто запутаться или что-то упустить. Скажем лишь об основных налогах и взносах:
- налог на доходы физлиц. В настоящее время в РФ установлена ставка налога в размере 13%. Удерживается НДФЛ с зарплаты работника и уплачивается в ФНС;
- пенсионное страхование. Платится в ФНС по установленным на федеральном уровне ставкам;
- медицинское страхование. Платится в ФНС по установленным законом ставкам;
- социальное страхование (на случай временной нетрудоспособности работника, а также беременности и родов). Уплачивается также в ФНС;
- страхование от несчастных случаев. Величина взноса здесь будет зависеть от класса опасности работ, которые выполняют работники. Класс определяется ФСС на основе кода деятельности по ОКВЭД, который указан в документах ИП. В ФСС этот взнос и уплачивается.
Все взносы нужно перечислить не позднее 15 числа следующего месяца.
Следует иметь в виду, что некоторые работники обладают правом на получение налогового вычета при расчете НДФЛ. Мы также советуем доверить оформление таких вычетов и документов по ним бухгалтеру.
Куда нужно отчитываться за работника
Как только у ИП появился первый сотрудник, у него появляется и обязанность отчитываться за этого сотрудника. Ниже мы приведем названия и сроки сдачи отчетов.
В ИФНС нужно будет предоставлять:
- Расчет по страховым взносам (РСВ). Подается раз в квартал, 30 числа.
- Сведения о среднесписочной численности. Указываются в форме РСВ, подаются раз в квартал.
- Расчет 6-НДФЛ. Подается раз в квартал.
- Справка 2-НДФЛ на каждого работника. Сдается до 1 марта за прошлый год.
В ПФР потребуется подавать:
- СЗВ-М. Подается каждый месяц до 15 числа следующего месяца.
- СЗВ-СТАЖ. Раз в год, до 1 марта за прошлый год.
- СЗВ-ТД, о которой мы уже рассказывали выше. Подается в случае, если были кадровые изменения, до 15 числа следующего месяца. Если работник уволился или предприниматель принял на работу нового сотрудника — не позже чем на следующий день после издания приказа. Работодатели с численностью больше 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Но если работников меньше, можно предоставлять его в бумажном виде.
В ФСС потребуется подавать форму 4-ФСС, подается она ежеквартально в срок до 20 числа. Если отчет будет подаваться электронно, можно подавать до 25 числа.