В трудовой книжке содержатся сведения о трудовой «жизни» работника: сведения о приеме и увольнении, причинах увольнения, стаже и т.п. Трудовая книжка заводится впервые на работника его первым работодателем и далее кочует с работником от работодателя к работодателю, и вполне естественно, что воспринимается она как личный документ.
И каково же бывает удивление пожелавшего получить книжку на руки работника, когда сотрудник кадровой службы предлагает ему вместо оригинала довольствоваться ее копией. Правомерен ли такой отказ и когда работодатель действительно имеет право не выдавать трудовую книжку? Разберемся с учетом последних изменений в трудовом законодательстве.
Кто отвечает за сохранность трудовой книжки
Ответ на этот вопрос содержится в пункте 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Согласно ему, ответственность за ведение, а также сохранность трудовой книжки работника на период, пока она находится у конкретного работодателя, отвечает назначенный приказом руководителя сотрудник (как правило, это работник кадровой службы, которая непосредственно и занимается внесением записей в этот документ).
Потеряла организация трудовую книжку — ее ждет серьезный штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
Для работника же потеря трудовой книжки и вовсе может обернуться потерей части трудового стажа, если удастся восстановить не все внесенные в нее записи. С этой целью работники иногда «для профилактики» просят кадровиков выдать им заверенные копии книжки. С появлением в 2020 году электронных трудовых книжек, о которых мы скажем ниже, хранить данные о стаже работника стало намного проще, но пока переход на них добровольный, многие работники предпочитают физический вариант.
Сила расписки
Итак, пока работник находится в штате конкретного работодателя, ответственность за сохранность книжки лежит на службе кадров. Но если работник напишет расписку о том, что он получил книжку на руки и обязуется ее вернуть в трехдневный срок, будет ли это означать, что ответственность он берет на себя?
Ответ: нет, и вот почему.
Трудовое законодательство определяет за работником три случая, когда трудовая книжка должна быть выдана ему на руки:
- при увольнении (статья 84.1 ТК РФ). В этом случае книжка и другие документы о работе выдаются в день увольнения работника;
- для оформления страховой пенсии (статья 62 ТК РФ). В этом случае трудовая книжка выдается работнику по его письменному заявлению на срок 3 дня;
- если работник решил перейти на электронную трудовую книжку (Федеральный закон от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ). В этом случае работник также должен написать заявление, после чего в его трудовую книжку будет внесена соответствующая запись, и она будет выдана ему на руки. В дальнейшем записи будут вноситься уже в электронную трудовую книжку, а бумажная останется у работника.
В остальных случаях работодатель не обязан выдавать работнику оригинал, а может ограничиться заверенной надлежащим образом копией.
Важно! Помимо отдела соцстрахования ни одна организация не имеет права требовать от вас предоставления оригинала трудовой книжки. Даже если вы устраиваетесь совместителем к другому работодателю (о чем мы скажем ниже).
Как быть в случае совместительства
При приеме на работу по совместительству трудовая книжка не нужна, поскольку попросту не ведется (ст. 283 ТК РФ), однако работник-совместитель имеет право просить о внесении записи о совместительстве в книжку, если пожелает.
Запись вносится по основному месту работы, то есть, опять же, просить у одного работодателя трудовую книжку, чтобы другой работодатель мог проставить в ней свою отметку, не требуется. Алгоритм в этом случае следующий:
- Работник обращается в отдел кадров той организации, где он работает в качестве совместителя, и просит предоставить ему копию приказа о приеме на работу (статья 62 ТК РФ). Потребуется написать заявление, копия выдается в течение 3 дней.
- Заверенную копию приказа работник приносит в отдел кадров по основному месту работы, где на основании указанных там данных сотрудник кадровой службы вносит запись о совместительстве.