При расхождении заявленных поставщиком характеристик товара с характеристиками по качеству и количеству, полученными в результате приемки товарно-материальных ценностей, составляется акт по форме ТОРГ-2.
Опциональный вариант
С начала 2013 года юридические лица могут пользоваться разработанными ими самостоятельно бланками хозяйственно-бухгалтерской деятельности или использовать унифицированные бланки.
Как самостоятельная, так и предустановленная формы обладают одинаковой юридической силой при условии, что самостоятельно разработанный вариант учитывает все требования законодательства к документам подобного рода. Если же предприятие не уверено в качестве разработанной им документации, то для составления акта о расхождении будет удобнее использовать утвержденную Госкомстатом 25.12.1998 года унифицированную форму ТОРГ-2.
Правовая регламентация
Прием товарно-материальных ценностей – это многоэтапный процесс, включающий в себя:
- проверку правильности упаковки товара;
- разгрузку ТМЦ;
- подсчет разгруженных единиц товара;
- проверку качества товара.
Каждый этап документально обеспечивается, поскольку в силу ст. 513 ГК РФ получатель при выявлении недостатков по количеству или качеству должен предпринять меры по немедленному извещению контрагента о выявленных проблемах. Подтверждением наличия проблем будут выступать соответствующие акты.
Расхождения в качестве или количестве товаров также могут быть оформлены в виде акта о расхождениях. Конвенция ООН по вопросам международной купли-продажи предусматривает составление акта расхождения по форме, предусмотренной договором, с одновременным выставлением претензии.
Что же касается поставок товаров от российских поставщиков, то акт расхождений может быть заменен унифицированной формой ТОРГ-2, которая, в свою очередь, станет основанием для предъявления претензии поставщику.
Составление акта
Приемка поставляемого товара осуществляется в составе комиссии. При наличии расхождений к участию в действиях комиссии привлекается эксперт, в обязанности которого войдет оценка расхождений. Эксперт не обязательно должен быть штатной единицей предприятия. Вполне достаточно приглашения эксперта по соглашению на выполнение разовых экспертиз.
Одновременно к оформлению ТОРГ-2 привлекается представитель поставщика. При невозможности подобного привлечения возможно составление акта с привлечением сторонней (незаинтересованной) организации.
Оценивается поставляемое количество товара по накладным и сопроводительным документам. Качество товара, в свою очередь, оценивается исходя из критериев качества, предусмотренных договором поставки товара.
Следует помнить, что акт приемки составляется на каждую разгруженную транспортную единицу. Соответственно, при наличии расхождений ТОРГ-2 составляется также по каждой транспортной единице, товар в которой не соответствует заявленным характеристикам.
В саму форму ТОРГ-2 вносятся только наименования товаров, по которым выявлены расхождения. В отношении остальных наименований делается специальная отметка об отсутствии расхождений без перечисления ТМЦ.
Распределение копий акта
Акт оформляется в четырех экземплярах с последующим распределением:
- для покупателя с приложением накладной, счета-фактуры и т.д.;
- для претензионного отдела;
- для представителя поставщика;
- для транспортной компании, осуществлявшей доставку товара.
Унифицированная форма ТОРГ-2 широко представлена в интернете с возможностью для скачивания.