Положение о договорной работе на предприятии – это внутренний регламент, устанавливающий некие общие принципы договорной работы в пределах одного предприятия.
Договорная работа
Договор – это основа правоотношений как между физическими, так и между юридическими лицами, даже в тех случаях, когда договор формально не заключается. Оплачивая проезд на общественном транспорте, гражданин на самом деле заключает договор пассажирской перевозки на основе публичной оферты. Предприятие, приобретая по перечислению офисную мебель, также заключает публичный договор, эквивалентом которого выступает чек о банковской операции. То есть практически все сферы общественной жизни так или иначе связаны с договорной работой.
При этом для юридических лиц договор – это не только способ функционирования, но и основа взаимоотношений с налоговыми, контролирующими и правоохранительными органами. Любой контроль юридического лица начинается с проверки заключенных им договоров. Правильность и четкость оформляемых договоров будут свидетельством законности проводимой юридическим лицом деятельности.
Учитывая большую важность правильного и единообразного оформления договоров, предприятия и организации стремятся к разработке неких общих правил договорной работы для своих структурных подразделений.
Оформляются эти правила в виде Положения о договорной работе на предприятии.
Цели Положения
Основным назначением Положения о договорной работе является введение на предприятии единых стандартов работы, связанной с составлением, оформлением и подписанием договоров.
Разработка Положений целесообразна в крупных компаниях, ведущих обширную деятельность через различные структурные подразделения или филиалы. Положение включает в себя основные этапы работы с договором, начиная с разработки проекта и заканчивая исполнением уже подписанного договора.
Помимо этого, Положение включает в себя:
- перечисление конкретных должностей каждого структурного подразделения, несущих ответственность за договорную работу;
- перечисление отделов (как правило, это юридические отделы и бухгалтерии), на которые возложена обязанность по проверке проектов договоров;
- порядок заключения договоров, порядок их подписания и утверждения;
- порядок хранения договоров;
- иные условия договорной работы.
Условия Положения
Как правило, какие-либо предельные сроки действия Положения не предусматриваются. То есть Положение будет действовать до тех пор, пока какой-либо внутренний приказ не отменит его.
Порядок внесения изменений и дополнений в Положение обычно оговаривается в тексте Положения. При этом внесенные правки не влекут за собой переделку всего положения. Изменения и дополнения оформляются в виде отдельного документа и становятся неотъемлемой частью Положения.
Оформление
Положение – это внутренний документ предприятия. Какой-либо обязательной формы не существует. То есть предприятие может либо воспользоваться представленным на сайте образцом, либо разработать собственный вариант, более отвечающий интересам предприятия.
При самостоятельной разработке следует придерживаться структуры, свойственной внутренним документам, а именно:
- в правом верхнем углу листа должно быть предусмотрено место для утверждения Положения руководителем. Помимо подписи Положение утверждается также и приказом руководителя, поэтому место для визирования должно содержать в себе сведения об этом приказе;
- наименование документа вписывается по центру страницы;
- преамбула Положения должна включать в себя описание целей, для которых предполагается использование документа. Например, «настоящее Положение вводится в действие с целью унификации правил и процедуры оформления договоров в структурных подразделениях АО «МиФ»;
- основная часть включает в себя описание процедуры договорной работы, включая работу с контрагентами, разработку проектов договоров, процедуру урегулирования разногласий, порядок внесения изменений в договор и т.д.;
- штатная часть Положения включает в себя полный список подразделений предприятия, ведущих договорную работу, с указанием лиц, ответственных за договорную работу в каждом из подразделений;
- подпись руководителя предприятия либо иного должностного лица, обладающего правом подписи документов подобного рода.
Введение в действие
Подписанное и утвержденное Положение является обязательным к исполнению в рамках всех структурных подразделений предприятия при условии, что содержание Положения будет доведено до сведения всех лиц, причастных к ведению договорной работы.
Ознакомление с Положением осуществляется под подпись, для чего потребуется создать соответствующую ведомость, в народе называемую «бегунок».