Первичные бухгалтерские документы — это всегда предмет повышенного внимания при возникновении договорных споров. Ошибки при составлении актов приема-передачи товара, отсутствие нотификаций относительно полномочий представителей сторон обязательно станут основаниями для оспаривания факта исполнения контрагентом договорных обязательств, и, как следствия, для отказа в оплате.
Обязательные реквизиты доверенности
Назначение любого первичного документа — это подтверждение доходов и расходов в бухгалтерском учете субъекта предпринимательской деятельности.
Отсутствие в первичных документах необходимых календарных дат, подписей, расшифровок подписей и инициалов, сведений о полномочиях и должностях представителей, а также реквизитов доверенностей могут повлечь за собой отказ контрагента произвести договорную оплату.
Наличие подписи представителя контрагента и его печати в акте приема-передачи не может компенсировать отсутствия в том же акте иных обязательных реквизитов. Как следствие, суды в случае возникновения судебного спора по договорам поставки, рассматривают как отсутствие доказательств передачи товара.
С целью обезопасить себя от возможных осложнений, рекомендуем придерживаться следующих рекомендаций:
- истребуйте у своего контрагента копию доверенности на представителя и приобщите ее к своему экземпляру договора;
- проверяйте предоставляемые представителями доверенности на предмет наличия прав на прием товара и права на проставление подписи в первичных документах;
- сверяйте документы представителя с данными о нем, указанными в доверенности;
- убедитесь, что представитель не только расписался в накладной, но и проставил в ней свои ФИО и должность.
Ошибки приемщика
Вполне возможна ситуация, при которой сотрудник покупателя подпишет документ, подтверждающий факт поставки в полном объеме, в то время как при последующей проверке выяснить, что товар по количеству не соответствует договорным условиям. Предупреждаем, что подпись может быть фатальной, и попытка потребовать допоставки товара провалится и, как следствие, покупатель потеряет деньги.
Во избежание подобных ситуаций рекомендуем:
- указывать в ТОРГ или УПД только реально поставленное количество товара;
- проверять количество полученного товара и сверять его с количеством, указанным в сопроводительных документах на товар;
- составляйте акт несоответствия в случае, если будет выявлен факт несоответствия между реальным количеством и указанным в сопроводительных документах;
- изучайте условия договора. Если в договоре есть указания о порядке получения товара по количеству и качеству, то следуйте тому, что указано в договоре.
Ошибка в цене
Обычная невнимательность может привести к тому, что в накладной будет указана стоимость товара меньше, чем она была установлена договорными условиями. Довзыскать стоимость будет очень сложно.
Разумеется, в процессе рассмотрения спора, суд проверит доверенность представителя, указавшего ошибочные данные в накладной.
В случае если доверенность предоставляет доверенному лицу право изменять или устанавливать договорные условия, то суд, скорее всего, отвергнет утверждения об ошибке и признает, что казус — это следствие изменения условий договора.
Если доверенность не предоставляет представителю право изменения договорных условий, то пострадавшему контрагенту повезло и есть возможность вернуть первоначальную цену.
При этом суд посмотрит, кто подписывал накладную и какие полномочия были предусмотрены в доверенности. Например, если в доверенности есть право определять условия договоров, то суд, скорее всего, откажется считать ошибкой неверную цену в накладной и признает факт изменения условий. Если же такое полномочие не прописали, есть шанс, что цена останется первоначальной.
Во избежание неприятностей рекомендуем:
- сравнивать цену, указанную в накладной с ценой, указанной в договоре;
- не включайте без необходимости в доверенности на представителей право представителя изменять стоимость товара.
Замеченные ошибки
Если нет прямого запрета, установленного законом или иным нормативным актом, то в первичных бухгалтерских документах можно делать исправления.
Запрещены исправления в следующих документах:
- в кассовых и банковских документах;
- в кассовых ордерах;
- в платежных поручениях.
Внесение исправлений в счет-фактуру возможно, но только при условии составления корректировочного счета-фактуры.
Обращаем внимание, что суды не примут в качестве доказательств документы, в которые внесены исправления при условии, что закон не допускает исправлений в этом виде документов.
Кроме того, суд не примет документы с исправлениями даже в случае, если запрета на внесение корректировок в эти документы не существует, при условии, что при внесении исправлений не была соблюдена процедура внесения исправления.
Прежде чем вносить изменения в первичные документы, рекомендуем:
- выяснить, применимо ли внесение изменений именно в этот вид документов;
- согласовать изменения с лицами, подписавшими и составившими первичный документ;
- подтвердить внесенные изменения подписями всех участников с расшифровкой;
- указать дату внесения изменений.