С 1 января 2020 года Федеральным законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ в России введена так называемая электронная трудовая книжка. По факту нововведение означает, что с этого времени учетом и хранением сведений о трудовой деятельности работников занимается Пенсионный фонд РФ. В связи с этим и на основании Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 года № 730 работодатели, участвующие в эксперименте с ЭТК, должны были предоставлять в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД.
С января 2021 года согласно этому же постановлению этот отчет должны предоставлять все работодатели. Разберемся в нюансах заполнения и подачи СЗВ-ТД.
Кто и как подает
Форма СЗВ-ТД предоставляется всеми работодателями, вне зависимости от численности работников и организационно-правовой формы. При этом:
- если численность персонала работодателя составляет не более 25 человек, то предоставлять отчет можно в бумажной форме;
- если численность персонала составляет более 25 человек, то подавать отчет нужно в электронной форме.
При подаче документа в электронной форме он должен быть подписан электронной усиленной квалифицированной подписью. Более подробно о видах ЭЦП мы рассказали в нашем отдельном материале.
Как правило, квалифицированная ЭЦП в организации есть у руководителя и главного бухгалтера. Если руководитель сам не будет отправлять отчеты, то рекомендуется предоставить ЭЦП тому работнику, кто будет заниматься их отправкой (например, кадровику).
Важно! Без квалифицированной подписи отчет в ПФР подать не получится.
Ответственность кадровика или иного работника за составление и отправку отчета рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте: приказе о назначении ответственного или непосредственно в должностной инструкции. С приказом и обновленной должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под подпись до момента, как ему придется отправить первый отчет.
Куда отправлять
Отправляются отчеты в Пенсионный фонд через специальную систему электронного документооборота. Для того чтобы подключиться к этой системе через ПО ПФР, нужно направить заявление на подключение. В нем необходимо будет указать:
- регистрационный номер страхователя в Пенсионном фонде;
- наименование страхователя (если речь об организации);
- ИНН;
- КПП страхователя (если речь об организации);
- ФИО (при наличии) страхователя (физического лица);
- реквизиты оператора, через которого будет осуществляться передача сведений.
С момента подключения отправка отчетов станет возможной.
Помимо специальной системы электронного документооборота подавать отчеты можно и через кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда.
Кого указывать в отчете
Один из вопросов, по которому в настоящее время больше всего путаницы с отчетом, касается сведений о работниках, которые нужно предоставлять.
Указывать ли в отчете всех работников или только тех, по которым были произведены какие-то кадровые операции? Ответ содержится в Федеральном законе от 01 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». В частности, в законе сказано, что отчет предоставляется только на работников, которые:
- были приняты или уволены;
- был переведены на другую постоянную работу;
- написали заявление об отказе от электронной трудовой и переходе на бумажную трудовую книжку (было актуально до 31 декабря 2020 года. С 01 января 2021 года на всех вновь трудоустроенных работников по умолчанию «заводится» электронная трудовая).
Предоставляется отчет до 15 числа каждого месяца за прошлый, однако если имели место прием или увольнение, то предоставлять отчет нужно не позднее 1 рабочего дня с момента, как работник уволился или был принят.
Если в прошлом месяце никаких кадровых операций по работникам не было, то сдавать отчет не нужно.
Если работодатель сменил наименование
При переименовании работодателя отправлять специальное уведомление об этом в ПФР не нужно. Однако в отчете за следующий месяц нужно будет указать это обстоятельство, чтобы ПФР также учел это в базе сведений о трудовой деятельности работников.
Также не установлена обязанность подавать отчет на работников, которым присвоена вторая профессия, специальность, квалификация, или им присвоен класс или чин. Все эти сведения указываются в отчете, только когда он направляется по фактам, указанным выше.
Как быть с гражданско-правовыми договорами
По данному виду правоотношений сведения в ПФР не предоставляются. Работодатель, заключая гражданско-правовой договор, к примеру, с индивидуальным предпринимателем, не вступает с ним в трудовые отношения. Следовательно, отчитываться перед Пенсионным фондом за такого работника не нужно.
Предоставляется ли отчет на работников с бумажной трудовой
С 1 января 2021 года на вновь принятых работников бумажные трудовые книжки не заводятся. Однако многие работники оставили у себя бумажную книжку, в которую работодатель по-прежнему должен вносить данные.
Если работник с бумажной книжкой увольняется или переводится, то сведения об этом также должны быть включены в отчет для ПФР. То есть в данном случае работодатель и передает сведения, и вносит их в установленном порядке в бумажную трудовую.
То же касается совместителей и иностранных работников.
Как выдавать сведения о трудовой деятельности
Раньше работодатель в случае необходимости мог выдать работнику сведения (выписку) из трудовой книжки. Для этих работников и теперь все остается без изменений (статья 65 ТК РФ).
А вот отказавшимся от бумажной книжки и вновь принятым работникам выдавать сведения о трудовой деятельности нужно по форме СТД-Р (Приложение № 1 к Приказу Минтруда от 20 января 2020 года № 23н). В этом же приказе разъяснены и правила ее заполнения.