Универсальный передаточный документ (УПД) предназначен для оформления транзакций по многим видам договоров. Путем замены собой двух видов документов УПД одновременно является документом по начислению либо вычету НДС и служит документальным подтверждением доходов продавца (исполнителя) или расходов покупателя (заказчика). Налоговиками УПД принимается так же, как и стандартные счета-фактуры, а это значит, что никакие налоговые риски предпринимателю не грозят.
Выгодность применения
Реализация товаров и услуг плательщиками НДС оформляется двумя видами бухгалтерских документов:
- документами первичного учета;
- счетами-фактурами.
По сути, эти два документа дублируют друг друга, и в силу этого налоговыми органами был предложен единый документ на основе счета-фактуры – УПД.
Использование УПД в работе субъектов предпринимательской деятельности – это свободная опция, которую организации и предприятия выбирают или не выбирают исходя из собственных соображений. Как правило, введение на предприятии УПД обусловлено желанием облегчить нагрузку на бухгалтерию и снизить таким образом затраты.
Структура УПД
УПД — это совокупность всех реквизитов, свойственных первичному учетному документу и счету-фактуре.
Так, УПД, изданный поставщиком, станет для покупателя:
- основанием для вычета НДС;
- основанием для подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Заполняется УПД с учетом вида условий осуществленной транзакции. Например:
- предприятия, работающие по госконтрактам, заполняют строку 8 с указанием идентификатора государственного контракта;
- графа 1а относится к транзакциям, связанным с поставками товара или услуг в страны ЕАЭС. Соответственно, данную графу заполняют только предприятия, работающие так или иначе с Белоруссией, Казахстаном, Арменией и Киргизией, а предприятия, не работающие в этой сфере, проставляют в графе прочерк.
Периодически в связи с принимаемыми изменениями в нормативных актах бланки УПД нуждаются в корректировке.
Поскольку форма УПД в соответствии с письмом № ММВ-20-3/96 ФНС РФ от 21 октября 2013 года является не директивной, а рекомендованной, то следует либо вносить новые реквизиты самостоятельно в бланк старого образца, либо скачать на нашем сайте обновленный вариант.
В целом содержание универсального передаточного документа должно соответствовать требованиям главы 21 НК РФ в редакции, актуальной на момент заполнения УПД.
Сроки
Выше мы уже говорили, что УПД объединяет в себе признаки двух документов – первичного учета и счета-фактуры. А это значит, что требования закона к этим документам должны быть соблюдены и в отношении УПД.
Так, в соответствии со ст. 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» и по аналогии с первичным учетным документом, УПД должен быть оформлен при совершении факта предпринимательской деятельности либо сразу после него.
Следует учитывать, что ФНС РФ допускает незначительные расхождения между датой оформления УПД и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013) при следующих условиях:
- если отгрузка имела место на следующий день после оформления документа;
- если оформление УПД было невозможным во время совершения отгрузки.
Тем не менее общая рекомендация остается неизменной – УПД следует оформить не позднее рабочего дня, следующего за днем отгрузки.
Заполнение УПД
Прежде всего в бланке УПД следует указать, в каком качестве предполагается его использование. Так, выделяются два статуса документа:
- статус 1 – счет-фактура и первичный документ;
- статус 2 – только первичный документ.
В соответствии с избранным статусом регламентируется процедура заполнения документа. Так:
- статус 1 подразумевает заполнение всех имеющихся в бланке реквизитов в соответствии со ст. 169 НК РФ;
- статус 2 подразумевает заполнение всех реквизитов по Закону РФ «О бухгалтерском учете». То есть заполнение реквизитов счета-фактуры не требуется.
После определения статуса УПД в первой строке проставляется его регистрационный номер и дата заполнения.
Для статуса 1 номер регистрации будет соответствовать нумерации счетов-фактур. Для статуса 2 номер регистрации будет соответствовать нумерации первичных документов. Для корректировки допущенных в УПД ошибок применяются правила исправления для счетов-фактур.
Далее заполнение идет по строкам в соответствии со списком ниже:
- строка 1 – дата составления УПД;
- строки 2, 2А и 2Б – сведения о продавце;
- строки 6, 6А и 6Б – сведения о покупателе;
- строки 3 и 4 – соответственно сведения о грузоотправителе и о грузополучателе. Если предметом УПД является договор о выполнении работ или услуг, то в строках ставится прочерк;
- строка 5 не заполняется, если УПД играет роль передаточного документа;
- строка 7 – наименование валюты;
- строка 11 – дата отгрузки (сдачи);
- строка 14 – наименования сторон договора (покупатель-продавец, исполнитель-заказчик, агент). Строку 14 можно не заполнять, если на документе будут проставлены печати сторон;
- строка 16 – дата получения.
После заполнения строк и граф указывается количество листов УПД. Подписывается документ должностным лицом: бухгалтером, главным бухгалтером, руководителем (ИП)