«Вторая волна» коронавируса вновь потребовала перевода сотрудников предприятий и организаций на удаленную работу. Требования большей или меньшей степени категоричности о массовом введении удаленного режима работы предъявляют работодателям главы регионов. Так, мэр Москвы потребовал перевести на «удаленку» не менее 30% работающих москвичей.
Анализируя опыт первой волны можно вывести сделать выводы о наиболее распространенных ошибках, допускаемых работодателями при издании приказов о переводе на «удаленку». О том, как правильно оформить дополнительное соглашение к ТД и приказ мы поговорим в этой статье.
Учет и контроль
Чтобы не допустить повторение весенней ситуации, когда работодатели, отправив сотрудников на «удаленку» практически лишились возможность контролировать их работу, рекомендуем до издания приказа разработать и подписать дополнительные соглашения к трудовым договорам сотрудников, переходящих на удаленный режим.
Напоминаем, что дополнительное соглашение к ТД имеет силу договорных условий и становится неотъемлемой частью трудового договора.
В дополнительном соглашении необходимо обговорить условия удаленной работы, и в частности:
- обязанность работника в течение рабочего дня быть доступным для связи с ним по телефону, skype, электронной почте или социальным сетям и т.д., с указанием адреса электронной почты, профиля в социальных сетях, имени в skype (в зависимости от того, какой способ связи выберут стороны трудового договора);
- сведения о способе обмена информацией. В дополнительном соглашении потребуется уточнить, что для рабочих целей работники на «удаленке» должны использовать корпоративные почтовые ящики и что обмен корреспонденцией через личные е-мейлы недопустим;
- обязанность работника немедленно извещать работодателя о любых событиях, которые будут препятствовать исполнению трудовых обязанностей (поломка компьютера, сбой программного обеспечения, отсутствие доступа к информации и т.д.);
- если работодатель выбирает способ связи посредством электронной почты, можно внести в дополнительное соглашение обязанность работника проверять почтовый ящик не реже, чем, к примеру, раз в час, или раз в три часа (по усмотрению работодателя);
- обязанность работника отвечать на поступившие в его адрес рабочие письма в течение определенного времени;
- обязанность работника немедленно извещать работодателя об изменении контактных данных;
- обязанность работника использовать для работы программное обеспечение, установленное работодателем для дистанционной работы. В тексте дополнительного соглашения это может звучать следующим образом ««Работнику запрещено пересылать рабочую информацию на личную электронную почту, подключать к рабочему компьютеру любые периферийные устройства, за исключением принтера, сканера или МФУ»;
- обязанность работника исполнять поручения руководства, полученные по электронной почте;
- обязанность работника отвечать на телефонные звонки руководителей и коллег либо, при невозможности ответить, обязанность перезвонить в течение установленного времени.
Сроки
Дополнительное соглашение должно включать в себя срок действия его условий. Естественно, что прогнозировать время, когда ограничения, связанные с пандемией коронавируса будут сняты, работодатель не может.
Вообще существуют два вида сроков — точный срок, измеряемый в календарных датах, и срок, наступающий по требованию или наступлению определенного события.
Указывать в дополнительном соглашении в качестве окончания действия срока соглашения окончание противоэпидемических ограничений недопустимо, поскольку в своих действиях работник подчиняется требованию работодателя.
Таким образом, срок действия дополнительного соглашения, а следовательно, и срок удаленной работы будет правильным ограничить принятием соответствующего распоряжения работодателя.
То есть работники должны будут вернуться с удаленной работы по постоянному месту работы в момент оформления соответствующего приказа. Невыход на работу в день, назначенный приказом (распоряжением) можно расценивать как прогул.
В дополнительном соглашении условие о сроки может выглядеть следующим образом « Работнику с __________ года и до особого распоряжения руководства предприятия устанавливается удаленная форма работы. Местом работы будет являться место жительства работника по адресу _________».