Применение ведомости учета выдачи горюче-смазочных материалов обусловлено необходимостью отображения расхода ГСМ, находящихся на балансе предприятия. Исходя из того что ГСМ отображается на балансе предприятий, так или иначе связанных с транспортными и логистическими услугами, применение ведомости в большей степени свойственно именно таким предприятиям.
Регламентация
На предприятиях, чья деятельность связана с транспортными услугами, ведомость учета выдачи ГСМ является одним из наиболее часто заполняемых бухгалтерских документов. Необходимость в ведомости возникает только в случаях приобретения ГСМ через подотчетное лицо.
То есть предприятие, приобретающее для работников так называемые топливные карты, ведомость учета выдачи ГСМ не оформляет, поскольку расход фиксируется в самих картах и затем списывается. Разумеется, покупка и обращение топливных карт тоже подлежат учету, но не путем заполнения ведомости рассматриваемого типа.
Форма ведомости была введена в действие впервые Госкомнефтепродуктом СССР в 1985 году и практически не претерпела с тех пор серьезных видоизменений.
Путевые листы
Основанием для выдачи горюче-смазочных материалов является исключительно путевой лист водителя транспортного средства. Иных оснований не существует. Для получения ГСМ водитель предъявляет путевой лист бухгалтеру (или иному лицу, ответственному за выдачу горюче-смазочных материалов). Далее происходит, по сути, обмен подписями. Водитель расписывается в ведомости на получение ГСМ, а бухгалтер (ответственное лицо) – в путевом листе.
В качестве аналогов путевых листов могут рассматриваться:
- специализированные маршрутные листы для специальных транспортных средств;
- рапорты о работе;
- документально подтвержденные показатели контроля пробега и т.д.
Если ГСМ нужны для иных целей
Если потребность в ГСМ обусловлена не предполагаемой поездкой, а иной необходимостью, например, ремонтом ТС, его контрольным тестированием или прохождением ТО, то вместо путевого листа применяются внутренние накладные предприятия или лимитно-заборные карты.
К сведению! Срок хранения путевых листов составляет 5 лет. Для путевых листов, выданных водителям транспортных средств на выполнение опасных (тяжелых) работ, срок хранения составляет 75 лет.
Заполнение ведомости
Форма ведомости подразделена на три части, условно дифференцируемые по признаку их расположения. Так, выделяются:
- верхняя (или вводная) часть, включающая в себя регистрационный номер ведомости, наименование и основные реквизиты предприятия, характеристики выдаваемых горюче-смазочных материалов, дату выдачи ГСМ, ФИО и должность лица, выдающего ГСМ;
- средняя (табличная часть), включающая в себя наименование автомобиля и его регистрационный номер, сведения о путевом листе, ФИО и табельный номер водителя транспортного средства, количественные характеристики выданного ГСМ (литры, тонны);
- нижняя (резолютивная) часть, включающая в себя предустановленную фразу «всего по ведомости №… выдано…» и подпись выдающего ГСМ лица.
Удобная электронная версия формы со специальным модулем учета ГСМ содержится в программе 1С.
ГСМ и налоги
Учет ГСМ в качестве расходной статьи различается в зависимости от вида деятельности предприятия. На транспортно-логистических предприятиях ГСМ учитывается как материальные затраты. На предприятиях, не являющихся транспортно-логистическими, ГСМ учитывается как прочие расходы. В налоговом учете допустимо принятие как фактически использованных ГСМ, так и рассчитанных по формуле.