Трудно представить современный бизнес без взаимодействия посредством электронных средств связи. И электронная цифровая подпись, введенная в правовое поле Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», используется в предпринимательской среде все шире.
Кажется, чего проще: поставить галочку в электронном документе — и сделка заключена, а документы в налоговую отправлены без задержек. Вот только когда предприниматель узнает, что ЭЦП (так мы для удобства будем именовать электронную цифровую подпись) существует аж в трех видах, и для каждого из них установлен свой круг ситуаций и документов, для которых они могут быть применены, это может вызвать растерянность.
Разберемся ниже, стоит ли сразу «заводить» самую дорогую квалифицированную усиленную ЭЦП, или можно ограничиться простой, и почему даже «правильная» подпись может превратить документ в бесполезную бумажку.
Разновидности электронной подписи
В настоящее время законом определены три вида ЭЦП:
- простая;
- усиленная неквалифицированная;
- усиленная квалифицированная.
Простая в этой тройке обладает самым минимальным набором «полномочий». С помощью этой подписи можно:
- получать некоторые муниципальные или госуслуги (но на сайте должна быть прямо оговорена такая возможность);
- совершать покупки в интернет-магазинах;
- работать с мобильным банком;
- подавать электронные копии документов в суды (это, однако, не отменяет обязанность предоставить оригиналы).
Следующий вид — неквалифицированная подпись. Эта подпись может использоваться для подписания документов, которыми обмениваются между собой как подразделения одной организации, так и разных. Она позволяет легко идентифицировать лицо, подписавшее документ, а кроме того, с ее помощью можно отследить изменения, сделанные в документе уже после его подписания.
Квалифицированная подпись — это третий вид ЭЦП. Она, в отличие от неквалифицированной, имеет специальный ключ проверки и создана и проверяется особым образом в соответствии с законом об ЭЦП. Эта подпись предоставляет ее обладателю право:
- подписывать счета-фактуры (пункт 6 статьи 169 НК РФ);
- направлять заявления о постановке на учет или о снятии с учета в ИФНС (пункт 5.1 статьи 84 НК РФ);
- подавать налоговую декларацию (пункт 1 статьи 80 НК РФ);
- принимать участие в торгах и государственных закупках (Федеральный закон от 21 ноября 2011 года № 325-ФЗ «Об организованных торгах»; Федеральный закон от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»);
- обмениваться документами с сотрудниками, работающими дистанционно (статья 312.1. ТК РФ);
- подавать документы для государственного кадастрового учета (статья 18 Федерального закона от 13 июля 2015 года № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»);
- подавать документы в суды (Приказ судебного департамента при Верховном суде РФ от 27 декабря 2016 года № 251; Приказ судебного департамента при Верховном суде РФ от 28 декабря 2016 года № 252).
Сертификаты
Усиленная квалифицированная подпись должна иметь сертификат, которым подтверждается ее принадлежность определенному лицу и легитимность. Эти сертификаты выдаются специальными организациями — удостоверяющими центрами, причем:
- для получения неквалифицированной подписи центр не обязан иметь аккредитацию;
- а вот чтобы выдавать квалифицированные ЭЦП, эта аккредитация нужна.
Перед обращением в центр за соответствующей подписью этот момент стоит уточнить. Сделать это можно на сайте Министерства связи бесплатно.
Сертификаты имеют срок действия, поэтому перед подписанием документа, особенно если речь идет о каком-то важном документе, следует убедиться, что срок действия сертификата не истек.
Как ЭЦП защищает документы
В зависимости от вида ЭЦП она обеспечивает разные степени защиты документов:
- позволяет четко установить автора документа (все виды подписи);
- дает возможность отследить вносимые в документ изменения (усиленные виды подписи);
- защищает документ от фальсификации (усиленные подписи).
Ошибки при использовании подписи
Рассмотрим самые основные ошибки, возникающие при использовании ЭЦП.
- Использование не того вида электронной цифровой подписи. Как мы уже указали выше, обязанность использовать тот или иной вид ЭЦП должна быть прямо оговорена законом. То есть, например, подача в ИФНС налоговой декларации, подписанной простой ЭЦП, будет только тратой времени, поскольку закон предусматривает для этого использование квалифицированной ЭЦП.
- Использование ЭЦП с истекшим сроком действия сертификата. Такие документы будут изначально считаться недействительными.
- Использование ЭЦП при подаче бумажных документов. Распечатанный электронный документ с атрибутом «подписано электронной подписью» не является аналогом подписанного собственноручной подписью бумажного документа. ЭЦП действует только в отношении электронного документа.
Как мы видим, электронная цифровая подпись — удобный современный инструмент, который способен сэкономить время и значительно ускорить делопроизводство. Конечно, при условии, что ЭЦП будет использоваться в соответствии с ее назначением.