Трудовая книжка является основным документом, содержащим сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже.
Трудовая книжка оформляется работодателем при заключении трудового договора работником впервые. Хранится трудовая книжка в период трудовой деятельности у работодателя.
Выдача оригинала трудовой книжки работнику производится в следующих случаях:
- по основанию, предусмотренному статьей 62 ТК РФ (для предоставления сведений в Пенсионный фонд);
- при увольнении.
В других случаях, если работнику требуются сведения из трудовой книжки, ему на руки выдается заверенная надлежащим образом копия.
Трудовая книжка может быть утеряна как работодателем, так и работником. О том, что делать, если книжка утеряна в процессе осуществления работником трудовой деятельности и после увольнения, мы поговорим ниже.
Если книжка потерялась после увольнения
Если трудовая книжка утеряна работником уже после того, как он уволился, для выдачи следует обратиться к работодателю по последнему месту работы. В течение 15 дней с момента обращения работодатель должен оформить на работника новую трудовую книжку. Оплачивать новую трудовую книжку работник не должен.
При поступлении на новое место работы работнику, у которого нет трудовой книжки, новый работодатель обязан оформить не дубликат, а новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа. В новую трудовую книжку работодатель может занести только информацию о выполняемой у него работе, а также о работе по совместительству (по желанию работника) и некоторых других периодах, в частности о периоде военной службы (ч. 5 ст. 65, ч. 5 ст. 66 ТК РФ; п. п. 10, 20, 21 Правил).
Если трудовая книжка утеряна во время работы
По заявлению работника, утерявшего книжку, работодатель обязан выдать ему новую. В заявлении должна быть указана причина (основание) для выдачи дубликата трудовой книжки.
Если трудовая книжка утрачена по вине работодателя, как правило, заявления не требуется. В этом случае работодатель сам оформляет на работника книжку, куда вносит все сведения.
Ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя). При этом работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ; п. 45 Правил).
Оформление дубликата при массовой утрате трудовых книжек
Иногда в результате чрезвычайных ситуаций (пожара, техногенной катастрофы, стихийного бедствия и т.п.) случается массовая утрата трудовых книжек работников. В таком случае дубликаты трудовых книжек оформляются работодателем на основании акта специальной комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. Эта комиссия по имеющимся у работодателя и работников документам (например, приказам о приеме на работу, трудовым договорам, заверенным копиям трудовых книжек или выпискам из них), а при их отсутствии — на основании показаний двух и более свидетелей устанавливает факт и периоды работы, сведения о профессии (должности) работников у данного работодателя, а также принимает меры к получению документов о трудовой деятельности работников у бывших работодателей.
Если документы не сохранились, для подтверждения стажа, в том числе установленного по свидетельским показаниям, работнику необходимо обращаться в суд (п. 34 Правил; п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).
Как обезопасить себя
На практике при оформлении дубликата трудовой книжки наибольшие проблемы возникают с установлением периодов работы, профессии (должности) работников у бывших работодателей, особенно при частой смене места работы и истечении значительного времени после увольнения. Нередко для подтверждения трудового стажа приходится обращаться в суд.
В связи с этим целесообразно получить у работодателя и сохранять копии документов, связанных с работой. При увольнении работодатель по запросу работника обязан предоставить ему надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой.
Также для получения необходимых сведений о стаже можно обратиться, в частности, в соответствующий архив (ч. 1 ст. 62 ТК РФ; п. 9 ст. 3, ч. 8, 10 ст. 23, ч. 3 ст. 26 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ).