Как оформить командировочные расходы

Пребывание в командировке сопровождается тратами. Их нужно правильно оформить. Как оформить командировочные расходы? Данный вопрос регулируется ст.166-168 ТК и Положением, установленным Постановлением №749 от 13.10.08.

Оформление

На время служебной поездки за трудящимся сохраняется его должность, средняя ЗП. Кроме того, работодатель обязан возместить расходы трудящегося, возникшие в ходе поездки. Учет трат подразделяется на два этапа:

  1. Предварительный расчет, предоставление денег под отчет.
  2. Утверждение отчета о расходах специалиста в поездке.

Размер аванса определяется на основании этих документов:

  • Распоряжение об отправке в поездку, в котором указано ФИО трудящегося, продолжительность командировки и ее цель.
  • Решение управленца о том, на чем поедет работник: на личном авто или ТС учреждения.

Аванс включает в себя следующие расходы, которые нужно учесть при расчетах:

  • Стоимость проезда (затраты на бензин или стоимость билетов).
  • Проживание.
  • Прочие траты.

Каждый день сотруднику нужно выплачивать суточные. Сумма их не зависит от стоимости проезда и проживания. Предполагается, что суточные сотрудник будет тратить на питание и прочие повседневные нужды.

Суточные могут быть любыми. В законах нет никаких ограничений на этот счет. Однако фирма может сама ввести лимит суточных. Для этого создается соответствующий локальный акт. Интересно, что как такового лимита суточных нет. Но при превышении установленной суммы придется уплачивать НДФЛ. В 2019 году эта сумма составляет 700 рубл (для командировок в другие государства – 2 500 рубл). То есть, суточные свыше этой суммы нужно облагать налогом.

К СВЕДЕНИЮ! Сотрудник не должен отчитываться за трату суточных. Их нужно начислять за все дни.

Аванс выдается или через кассу, или переводится на карту сотрудника. В течение 3 дней после возвращения из поездки работнику нужно будет отчитаться за истраченные деньги. Сделать это требуется через бухгалтерский отдел. Отчет об утверждении отчета о расходах будет формироваться на основании документов, поданных сотрудником.

Учет трат по загранкомандировкам

Оформление трат в рамках загранкомандировки проводится в стандартном порядке. Но есть дополнительные особенности, которые требуется учесть:

  • К списку растрат добавляются траты на приобретение визы, загранпаспорта, различные сборы, которые сопровождают выезд в другое государство.
  • Размер суточных, освобожденных от НДФЛ, составляет 2 500 рублей.
  • Первичная документация должна быть переведена на русский (пункт 9 Положения №34н от 29 июля 98-го года).

Если сотрудник сам приобретал валюту, в целях отчета ему требуется приложить соответствующую справку. Если ее не будет, траты пересчитают по курсу ЦБ. После того, как отчет утверждается, выполняются эти операции:

  • Остаток ранее выданного аванса приходуется в ККТ.
  • Перерасход в валюте предоставляется специалисту в рублях с пересчетом по актуальному курсу.

Если во документации фирмы размер суточных отражен в валюте, а выплачиваются деньги в рублях, пересчет делать не требуется.

Траты в бухучете

Базой для бухучета трат считается отчет по ф.АО-1. Он дополняется бумагами, на основании которых возникли траты. Если трудящийся отправился на личном ТС, суточные высчитываются по путевому листу, а также по счетам за проживание. По ним же можно определить дату заезда и выезда. Трудящийся, использующий для поездки личное ТС, может претендовать на компенсацию за его эксплуатацию и за расходы на бензин. Размер компенсации определяется на основании пройденного километража. Траты возмещаются в том случае, если положение об этом содержится в учетной политике.

Если проездные бумаги отсутствуют, сотрудник должен подать служебную записку. Она должна быть заверена подписью стороны, которая принимала трудящегося. Кроме того, эта же сторона должна зафиксировать дату прибытия и выезда.

Сотрудник также должен подтвердить свои расходы на проживание. Для этого используются чеки, соглашение об аренде жилья, расписка арендодателя. Наличие подтверждения расходов проверяет бухгалтер.

Особенности оформления командировочных в бюджетной организации

Ранее в отношении командировочных расходов действовали лимиты. Однако сейчас они упразднены. Лимиты сохранились только в отношении ряда госсотрудников федерального уровня. В отношении бюджетных организаций действуют лимиты, установленные местными органами. Лимиты действуют не только в отношении суточных, но и в отношении расходов на проезд, проживания.

В бухучете командировочные траты помещаются на счет 0 208 12 000. Но если жилье оплачивает само учреждение, расходы помещаются на счет 0 302 26 000. Такой же порядок актуален при приобретении билетов.

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

Комментарии