Под командировкой в соответствии с Трудовым кодексом понимается поездка работника для исполнения его трудовых обязанностей за пределы оговоренного трудовым договором рабочего места. На период командировки за работником сохраняются его рабочее место и средний заработок, а кроме того, ему предоставляется право на возмещение понесенных в командировке расходов.
Сразу отметим, что необходимость оформления командировочного удостоверения и отчета о командировках ушла в прошлое и осталась на откуп работодателя. В нашей статье мы рассмотрим оба варианта оформления командировочных расходов: для тех организаций, где применяются эти документы, и для тех, где от них отказались.
Командировочные расходы
Статьи 166-168 ТК РФ, а также Постановление правительства №749 от 13 октября 2008 года регламентируют порядок направления работника в командировку, а также оговаривают общие вопросы оплаты командировочных расходов.
В организации на основании этих нормативных актов создается свой нормативный акт, именуемый Положение о служебных командировках, в котором содержится пошаговая инструкция по оформлению командировок.
Работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду (приобретение билета, оформление визы, заправка транспортного средства и т.п.);
- расходы по найму жилого помещения;
- «суточные», то есть расходы на проживание;
- иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
Получение денег под отчет
Денежные средства с учетом расходов на проезд, найм жилого помещения, а также суточные выдаются работнику до его направления в командировку. Для получения денег потребуется написать заявление в бухгалтерию, в котором нужно будет указать:
- ФИО работника, направляемого в командировку, структурное подразделение;
- пункт назначения;
- продолжительность командировки (дата отбытия и прибытия);
- сумму, которую работник желает получить под отчет.
Расходы на проезд
В соответствии с Постановлением правительства от 02.10.2002 № 729 расходы на проезд возмещаются работнику исходя из фактически произведенных и подтвержденных документально, но в размере, не большем чем стоимость проезда:
- в купе поезда;
- в эконом-классе самолета;
- в каютах V группы — при путешествии на морском транспорте, II категории — при путешествии на речном транспорте, I категории — при путешествии на паромном транспорте;
- в автотранспорте общего пользования.
Если расходы не будут подтверждены документально, то работнику они все равно будут оплачены, но в размере, не большем чем стоимость проезда:
- в плацкартном вагоне поезда;
- в каютах X группы — при путешествии на морском транспорте, III категории — при путешествии на речном транспорте;
- в автобусе общего типа.
Подтвердить расходы работник сможет следующими документами:
- проездными документами (билетами);
- кассовыми чеками автозаправок;
- маршрутными, путевыми листами с отметками, подтверждающими следование по маршруту командировки (если работник использовал служебный транспорт).
Расходы по найму жилья
Если работник проживает где-то в период командировки, ему должны быть оплачены расходы на найм жилья. Исключение составляют случаи, когда помещение предоставляется работодателем.
Для возмещения расходов на оплату найма жилого помещения работнику потребуется предоставить подтверждающие эти расходы документы. Если организация использует отчет о командировке, то, как правило, в гостинице (хостеле) в соответствующем поле ставится печать и указываются дата заезда и выезда работника. Также подтверждать расходы будут кассовые чеки, квитанции и т.п.
Если отчет о командировке не используется, и подтверждающих расходы документов не имеется, то для подтверждения расходов работник должен написать на имя работодателя служебную записку или заявление (составляются в свободной форме), в которой руководитель гостиницы (хостела) должен проставить свою отметку о фактическом прибытии и убытии конкретного лица.
Следует учесть, что без подтверждающих найм помещения документов его стоимость будет исчисляться исходя из размера 12 рублей в сутки. Максимальный же размер расходов на найм составляет 550 рублей в сутки.
Суточные
Организации вправе устанавливать размер суточных самостоятельно. Как правило, их размер определяется пунктом назначения: суточные будут меньше, если командировка не потребует перемещения и пребывания работника за пределами Российской Федерации. Размер суточных также должен быть зафиксирован в Положении о направлении работников в служебные командировки.
Минимальный размер суточных при командировке в пределах Российской Федерации составляет 100 рублей. За суточные работник не отчитывается.
Учет расходов по загранкомандировкам
Оформление расходов при направлении работника в командировку за пределы Российской Федерации проводится в стандартном порядке с учетом следующих особенностей:
- в список расходов включаются траты на приобретение визы, загранпаспорта, различные сборы, которые сопровождают выезд в другое государство;
- суточные за период нахождения на территории Российской Федерации выплачиваются в рублях, за период нахождения заграницей — в иностранной валюте;
- дата пересечения границы определяется либо по отметкам в паспорте, либо по проездным документам.
Авансовый отчет
Вернувшись из командировки, работник обязан в трехдневный срок предоставить работодателю авансовый отчет об израсходованных средствах. К отчету прикладывается вся документация, подтверждающая расходы.