Юридический адрес субъекта предпринимательской деятельности является одним из базовых элементов законности функционирования его бизнеса. По юридическому адресу производится регистрация юридического лица и осуществляется его связь с налоговыми и контролирующими органами.
Традиционно под юридическим адресом понимается некий условный офис, в котором размещается руководство юридического лица. На самом деле это не так, и юридический адрес может находиться по домашнему адресу предпринимателя, по месту основного производства или по месту предоставления почтово-секретарских услуг. О том, как правильно снять офис и получить юридический адрес, мы поговорим ниже.
Как получить юридический адрес
Для регистрации юридического лица в ИФНС договор аренды офиса не является обязательным условием. Достаточно будет предъявить гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса от арендодателя (или потенциального арендодателя) с приложением копии документа, удостоверяющего его право сдавать помещение в аренду.
При этом следует заметить, что даже при наличии договора аренды офиса использование этого офиса в качестве юридического адреса будет невозможно, если арендодатель не даст на это своего согласия.
Поэтому, если арендатор желает использовать офис как юридический адрес, ему потребуется прямо оговорить это условие в договоре.
Подготовка к аренде офиса
Любое юридически значимое действие, включая аренду офиса, включается в себя предварительный анализ потребностей. Перед тем, как приступать непосредственно к аренде, следует определиться со следующими вопросами:
- нужен ли предпринимателю реальный офис, или его потребность в офисе ограничивается необходимостью в месте, на которое будет приходить почта;
- какая площадь офиса является оптимальной для штата сотрудников, исходя из рекомендуемых шести квадратных метров на каждого работника;
- нужен ли отдельный кабинет для директора (руководителя);
- имеется ли необходимость в помещении для приема клиентов;
- что выгоднее: арендовать меблированное помещение или взять мебель по отдельному договору аренды.
Почтово-секретарское обслуживание
В крупных и средних населенных пунктах уже давно функционирует система почтово-секретарского обслуживания. По сути, это не запрещенная законом деятельность, а значит, удобствами этой системы предприниматели вполне могут пользоваться.
Заключая договор о почтово-секретарском обслуживании, предприниматель, на самом деле, получает некий юридический адрес, на которой будет приходить почта и по которому некое лицо будет принимать входящие звонки для передачи предпринимателю поступившей информации.
То есть, как таковой, офис при этом арендуется номинально, без предоставления его в натуре, что довольно выгодно для малого бизнеса, не имеющего аппарата управления и офисной работы, как таковой.
Формально между предпринимателем и арендодателем заключается договор аренды офиса с почтово-секретарским обслуживанием. Для регистрации юридического лица такого договора вполне достаточно, поскольку налоговые органы интересует не наличие кабинета у директора ООО, а наличие у этого ООО конкретного адреса, по которому можно отправлять корреспонденцию.
Как правило, по одному адресу почтово-секретарских услуг регистрируются несколько субъектов предпринимательской деятельности. Арендодатель при этом принимает на себя обязательство получать и отправлять почту каждого зарегистрированного по его адресу юридического лица, принимать входящие звонки и своевременно сообщать каждому арендатору о поступившей информации.
Если договор аренды офиса с оказанием почтово-секретарских услуг является наиболее предпочтительным, прежде чем подписывать договор, рекомендуем зайти на официальный сайт ФНС и ознакомиться со списком адресов массовой регистрации. Если адрес арендодателя будет в этом списке, договор с ним заключать не стоит. Почти наверняка ИФНС откажет в регистрации.
Критерии выбора офиса
Существуют маркетологические исследования, касающиеся выбора оптимальных вариантов аренды офиса. Выделяются следующие критерии, на которые следует ориентироваться при выборе помещений для размещения офиса:
- расположение офиса и его близость к основным транспортным артериям. Следует учитывать, что арендная плата за выгодно расположенные офисы существенно выше. Поэтому, если офис не предназначен для работы с клиентами, будет нецелесообразным искать офис, к примеру, в центре города;
- наличие парковки. Если офис не предназначен для работы с клиентами или вид деятельности не предполагает необходимости в парковке, то этот критерий не будет существенным;
- наличие конкурентов в одном здании. Наличие конкурентов является неблагоприятным фактором;
- компоненты, включенные в стоимость аренды. Желательно, чтобы в стоимость входили услуги ЖКХ, вывоз мусора, охрана;
- степень безопасности. Следует проверить, как работает охрана (круглосуточно или нет), есть ли сигнализация, пропускной режим;
- возможность перепланировки в дальнейшем;
- режим работы офисного центра.
Проверка арендодателя
Основой легитимности любого договора является участие в нем надлежащих сторон. Применительно к договору аренды офиса надлежащим арендодателем может быть юридическое или физическое лицо либо являющееся собственником сдаваемого помещения, либо имеющее дарованные ему собственником полномочия по сдаче помещения в аренду.
В любом случае, право на сдачу помещения в аренду должно быть подтверждено документально. Так:
- собственник подтверждает свое право документами на право собственности – выпиской из ЕГРП, свидетельством Росреестра либо соответствующим документом из БТИ;
- доверенное лицо подтверждает свое право надлежаще оформленной доверенностью и документами о праве собственности доверителя на помещение;
- арендатор подтверждает свое право сдачи помещения в субаренду имеющимся у него договором аренды, в котором прямо указаны его полномочия по сдаче всего помещения или его части в субаренду, и документами о праве собственности арендатора на помещение.
Арендная плата
Нужно установить, что именно входит в арендную плату. Это может быть плата за пользование помещениями, которые фактически переданы предпринимателю. Однако арендатора могут принудить платить за места общего пользование. К примеру, это холл, лестницы.
Дополнительные направления трат могут как отражаться отдельным пунктом, так и представлять собой специальный коэффициент. Такой коэффициент называется коридорным. Если в договоре отсутствует отдельный пункт, подписывать его не рекомендуется.
Заключение договора
Типовые образцы договоров об аренде офисов широко представлены в Интернете. Мы со своей стороны рекомендуем нашим читателям детально ознакомиться с правилами составления договора аренды офиса на нашем сайте и воспользоваться представленным в материале шаблоном договора аренды офиса.
В материале по ссылке вы узнаете:
- какое помещение может быть арендовано в качестве офиса;
- каковы условия, необходимые для включения в договор;
- на какие вопросы, связанные с оплатой арендной платы и сопутствующих платежей, следует обратить внимание;
- как разработать график платежей;
- как зарегистрировать договор аренды.
Об условиях оплаты коммунальных и иных услуг по договору аренды по агентскому договору вы можете прочитать в соответствующем материале нашего сайта.